Der Abteilungsleiter sitzt in seinem Büro. Es klingelt an der Eingangstür des Firmengebäudes. Nach dem zweiten Klingeln springt der Abteilungsleiter von seinem Stuhl auf und läuft an der Eingangstür vorbei zur Rezeption.
Nachdem er festgestellt hat, dass die Rezeption nicht besetzt ist, stürmt er in das nächst gelegene Büro.
„Es klingelt.“ sagt er zu seinem Mitarbeiter Herrn Müller. Herr Müller blickt auf, nickt bestätigend und arbeitet weiter.
Der Abteilungsleiter verlässt kopfschüttelnd das Büro seines Mitarbeiters und murmelt bei seinem Weg über den Flur: „Ich habe nur unfähige Leute.“
Er betritt das nächste Büro mit den Worten „Es klingelt.“
Herr Meier antwortet: „Ja, es klingelt. Was kann ich für Sie tun?“ Nachdem er keine Antwort bekommen hat, arbeitet er weiter.
Frau Schulze, die im hinteren Teil des Raumes arbeitet, beobachtet die Konversation. Es klingelt wieder. Frau Schulze steht auf, geht an die Eingangstür und öffnet.

Was ist hier schief gelaufen?
Der Mitarbeiter an der Rezeption, der für den Empfang der Besucher zuständig ist, hat seinen Arbeitsplatz verlassen, ohne einen Kollegen zu informieren.

Der Abteilungsleiter hat zunächst die Ursache des Problems gesucht und gefunden – der nicht besetzte Arbeitsplatz. Dann wollte er das Problem lösen lassen.
Leider ist seine Botschaft bei den ersten beiden Mitarbeitern nicht richtig angekommen.
Hier lag ein klassisches Kommunikationsproblem vor.
Beide Mitarbeiter haben die Aussage / Feststellung „Es hat geklingelt.“ ihres Vorgesetzten bestätigt. Beide gingen davon aus, dass die Rezeption besetzt ist. Herr Meier hat zusätzlich noch den Grund für den Besuch seines Vorgesetzten erfragt und keine Antwort erhalten.
Der Abteilungsleiter war verärgert, dass auf seine Aussage keine Reaktion erfolgte.
Frau Schulze hat aus der Aussage die Botschaft, die der Abteilungsleiter übermitteln wollte, entschlüsselt und reagiert.

So vermeiden Sie o.g. Missverständnisse.
Geben Sie Ihrem Mitarbeiter an der Rezeption die Anweisung, dass er, bevor er seinen Arbeitsplatz verlässt, einen Kollegen informiert, der ihn dann vertritt.

So kommunizieren Sie richtig: Statt „Es hat geklingelt.“
RICHTIG: „Öffnen Sie bitte die Eingangstür! Die Rezeption ist nicht besetzt. “

War es wirklich unzumutbar für den Abteilungsleiter, ausnahmsweise die Tür, die er bei der Suche nach der Ursache des Problems passiert hat, selbst zu öffnen?

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